📄 Paperless-ngx — Dokumenten-Archiv mit OCR

Paperless-ngx ist ein selbstgehostetes „papierloses Büro": PDFs/Scans/Fotos rein → OCR-Erkennung → durchsuchbar wie Google → mit Tags/Korrespondenten/Typ.

Erster Login

1. https://paperless.168-119-232-59.sslip.io/ öffnen.
2. Username: admin
3. Passwort: aus /opt/hermes-stack/.env, Variable PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD.
   - Auf dem Server anzeigen:
   bash ssh root@168.119.232.59 "grep PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD /opt/hermes-stack/.env"
   - Direkt nach Login ändern: oben rechts → Profil → Passwort.

Erste Schritte

1. Dokument hochladen (3 Wege)

• Drag-and-Drop im Web-UI.
• E-Mail-Inbox: Settings → „E-Mail" → IMAP-Account → jede E-Mail mit PDF wird automatisch importiert.
• Consume-Folder: Dateien in /opt/hermes-stack/paperless-consume/ (auf Server) → werden alle 5 Sekunden automatisch importiert. Per scp oder Syncthing nutzbar.

2. OCR

Läuft automatisch. Sprache ist deu+eng (deutsch + englisch). Texterkennung ~5–15 Sekunden pro Seite. Danach ist der Text volltextsuchbar.

3. Auto-Tagging

• Settings → Mail → Regeln: „E-Mail von telekom.de → Tag Telekom".
• Settings → Auto-Match-Algorithmen: Korrespondent / Typ / Tag werden automatisch erkannt, wenn du 3–5 Trainingsdokumente getaggt hast.
• Settings → Workflows: komplexe Bedingungen („wenn PDF + von DHL → Tag Versand + Speicherpfad /Versand/{{ created_year }}").

4. Suche

• Volltext: einfach Wort eingeben.
• Spezial-Filter: correspondent:Telekom type:Rechnung year:2026.
• ASN (Archive Serial Number): jede Akte bekommt fortlaufende Nummer — du klebst Etiketten auf Papierbelege und scannst → Paperless ordnet automatisch zu.

5. Mobile

• iOS: Paperless Mobile (App Store) — direkt mit Server-URL einrichten.
• Android: Paperless Mobile (F-Droid / Play).
• Dauert pro Foto 2 Sekunden zum Scannen + Hochladen.

Mehr User anlegen

• Settings → Benutzer & Gruppen → Neuen User → Berechtigungen pro Tag/Korrespondent.

Backup

Drei Volumes sind kritisch:

# auf dem Server
cd /opt/hermes-stack
tar czf /root/.hermes/backups/paperless-$(date +%F).tgz \
  /var/lib/docker/volumes/paperless-data \
  /var/lib/docker/volumes/paperless-media

Cron-Job dafür empfehlenswert (nächtlich), siehe Tutorial 06.

Empfohlene Workflow-Idee

1. Briefkasten leeren → Belege in Stapel.
2. Mit Handy abfotografieren → App lädt direkt in Paperless.
3. Inbox in Paperless → Tag/Korrespondent prüfen (Auto-Match macht das meiste schon).
4. Papier in Box mit ASN-Etikett (oder Schredder, wenn nicht aufbewahrungspflichtig).
5. In 5 Jahren: Suchwort → fertig.

Mehr

• Docs: https://docs.paperless-ngx.com/
• Community: https://www.reddit.com/r/paperless/